En el mundo empresarial actual, la integridad y el cumplimiento de las normativas legales y éticas son fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. En este contexto, el compliance, que se refiere al cumplimiento de las leyes, regulaciones y normativas internas y externas aplicables a una empresa, se ha convertido en un pilar fundamental en la gestión corporativa de hoy.
Las investigaciones internas desempeñan un papel crucial dentro del marco del compliance, ya que son procesos diseñados para identificar, analizar y abordar posibles prácticas contrarias a la ley y al código de ética o de conducta de la empresa. Son herramientas vitales que permiten a las organizaciones mantener la transparencia, la integridad y la responsabilidad, así como prevenir y gestionar riesgos legales y reputacionales.
Situaciones que podrían requerir una investigación interna por parte de la empresa
Éstas pueden variar, según la naturaleza y las operaciones específicas de cada empresa, pero generalmente incluyen, entre otras:
- Conducta fraudulenta: sospechas de fraude financiero, malversación de fondos, falsificación de documentos o manipulación de registros contables.
- Acoso laboral o discriminación: denuncias de acoso laboral, discriminación o comportamiento inapropiado en el lugar de trabajo.
- Incumplimiento de políticas internas: violación de las políticas internas, como el uso inapropiado de recursos, conflictos de intereses o divulgación de información confidencial.
- Incumplimiento de políticas externas: incumplimiento de normativas de seguridad, protección del consumidor o regulaciones ambientales.
- Seguridad informática: acceso no autorizado a datos sensibles, que puedan comprometer la seguridad de la empresa o la privacidad de los clientes.
- Denuncias de corrupción: corrupción, sobornos o prácticas deshonestas que violen las leyes anticorrupción y la política de integridad de la empresa.
- Incidentes de salud y seguridad en el trabajo: accidentes, lesiones o condiciones de trabajo inseguras que puedan poner en riesgo la salud y seguridad de los empleados.
- Calidad del producto o servicio: quejas de clientes sobre productos defectuosos, servicios deficientes o prácticas comerciales engañosas que afecten la reputación de la empresa.
- Conducta inapropiada de altos directivos: abuso de poder, conflicto de intereses o malversación de fondos.
Importancia de mantener una cultura ética
Mantener una cultura ética dentro de la empresa es de vital importancia por varias razones fundamentales:
- Integridad y confianza: fomenta la integridad en todas las operaciones y decisiones comerciales. Esto construye confianza tanto dentro de la empresa, entre empleados y líderes; como fuera de ella, con clientes, proveedores.
- Cumplimiento normativo: alentar a los empleados a respetar las leyes, regulaciones y políticas internas reduce el riesgo de violaciones legales y sanciones que afecten la reputación de la empresa.
- Reducción de riesgos: ayuda a identificar y mitigar los riesgos asociados con comportamientos inapropiados o poco éticos, como riesgos financieros, legales, operativos y reputacionales.
- Mejor clima laboral: crea un entorno de trabajo respetuoso en el que los empleados se sienten valorados y motivados, lo que mejora el compromiso, la satisfacción laboral y la retención del talento.
- Innovación y creatividad: fomenta la apertura, la honestidad y la colaboración entre los empleados, lo que puede estimular la innovación y la creatividad.
- Reputación y valor de la marca: las empresas con una reputación sólida de integridad y ética atraen a clientes leales, inversionistas confiables y talento excepcional.
- Responsabilidad social corporativa: demuestra el compromiso al considerar no solo sus objetivos financieros, sino también el impacto de sus acciones en la sociedad y el medio ambiente.
¿Qué prever al realizar una investigación?
Cuando una empresa realiza una investigación interna o de compliance por prácticas contrarias a la ley y a su código interno de ética, es importante prever una serie de aspectos clave para garantizar que la investigación sea eficaz, transparente y legalmente sólida.
- Procedimientos y protocolos claros: son fundamentales para llevar a cabo la investigación. Esto incluye definir roles y responsabilidades, establecer líneas de denuncia y asegurarse de que se sigan los procesos legales y éticos apropiados.
- Confidencialidad y protección de datos: esto implica establecer medidas de seguridad para proteger la información sensible y limitar el acceso a aquellos que realmente necesiten conocer los detalles de la investigación.
- Preservación de la evidencia: es crucial preservar toda la evidencia relevante relacionada con la investigación, como lo son documentos, correos electrónicos, registros financieros, comunicaciones internas y cualquier otra que pueda ser útil para determinar los hechos.
- Transparencia y comunicación: se debe mantener a todas las partes involucradas informadas sobre el progreso de la investigación de manera transparente y oportuna, lo que implica comunicar claramente los objetivos de la investigación, su alcance y los pasos a seguir para abordar la situación.
- Cooperación con autoridades: en casos en los que se sospeche de actividades ilegales, es importante cooperar con las autoridades pertinentes, como las agencias reguladoras o la policía. Esto puede implicar informar sobre la investigación y proporcionar evidencia relevante según sea necesario.
- Protección de denunciantes y testigos: esto implica garantizar que no enfrenten represalias o consecuencias negativas por hablar sobre las prácticas contrarias a la ley y al código de ética.
Evaluación de riesgos y consecuencias de la investigación: considerar los impactos legales, financieros, reputacionales y operativos que podrían surgir como resultado de las prácticas contrarias a la ley y al código de ética.
- Acciones correctivas y preventivas: una vez determinados los hallazgos de la investigación, es importante tomar medidas correctivas y preventivas, como implementar cambios en políticas y procedimientos, proporcionar capacitación adicional o tomar medidas disciplinarias contra los responsables.
Al prever estos aspectos al realizar una investigación interna o de compliance por prácticas contrarias a la ley y al código de ética, las empresas pueden abordar de manera efectiva las irregularidades, proteger su integridad y reputación, y promover una cultura de ética y cumplimiento dentro de la organización.
Cómo aprender de las investigaciones internas para mejorar continuamente el programa de compliance
Aprender de las investigaciones internas es esencial para mejorar continuamente el programa de compliance de una empresa. Aquí hay algunas formas de hacerlo:
- Análisis de hallazgos. Ayuda a comprender la causa raíz de la irregularidad y a tomar medidas preventivas para abordarla en el futuro.
- Identificación de áreas de mejora. Esto puede incluir actualizaciones en políticas, procedimientos, controles internos o programas de capacitación.
- Revisión de políticas y procedimientos. Asegurarse de que las políticas sean claras, actualizadas y alineadas con las mejores prácticas y estándares regulatorios.
- Medidas correctivas. Implementar medidas correctivas apropiadas como pueden ser la revisión de controles internos, la asignación de responsabilidades adicionales o la mejora de la supervisión y el monitoreo.
- Capacitación y concienciación. Dar capacitación adicional a los empleados sobre temas específicos identificados en las investigaciones internas, ayuda a aumentar la conciencia sobre las políticas de compliance y a reforzar la importancia del cumplimiento en todas las áreas de la empresa.
- Mejora de la cultura de compliance. Fomentar una ética empresarial sólida y promover la responsabilidad individual y colectiva en el cumplimiento de las normas y regulaciones.
- Evaluación de efectividad. Evaluar regularmente la efectividad del programa de compliance con base en indicadores clave de desempeño y resultados. Utilizar los hallazgos de las investigaciones internas como punto de referencia para medir el progreso y la eficacia del programa.
- Revisiones periódicas. Realizar revisiones periódicas y exhaustivas del programa de compliance para asegurarse de que esté adaptado a los riesgos y desafíos actuales del negocio.
Al aprender de las investigaciones internas y aplicar estas lecciones para mejorar el programa de compliance, las empresas pueden fortalecer su capacidad para prevenir y detectar infracciones, proteger su reputación y mitigar riesgos legales y financieros. Esto contribuye a una cultura de cumplimiento sólida y duradera en toda la organización.
